Mejora tus Decisiones, Mejora tu Economía
Muchos de nosotros sabemos de casos de robos, de accidentes o de estafas que han golpeado duramente las finanzas de una empresa. Quizá le ocurrió a usted mismo o a alguien cercano a usted. Y aunque esas circunstancias son difíciles, felizmente no ocurren con tanta frecuencia. Sin embargo, si recordamos bien comprobaremos que más comúnmente los problemas surgen, no por cosas externas, sino por las decisiones que tomamos o que dejamos de tomar. De allí el valor de tratar el tema.
Cada vez estamos más convencidos de que la clave del éxito para el empresario (de las corporaciones o de las microempresas) está en realizar bien su proceso de toma de decisiones. Por ello es necesario revisar paso a paso cada una de las etapas que involucra el decidir y ser diligentes en cumplir con nuestro papel como decisores.
1ro IDENTIFICA EL PROBLEMA
Reconocemos que hay un problema cuando hay diferencias entre la situación actual y la situación deseada. Otra forma de detectarlos es abordando los reclamos o las metas incumplidas. Para comenzar tenemos que identificar bien las cosas que están involucradas en el problema que nos preocupa. Recordemos que una decisión corre riesgo de fracasar cuando se identifica erróneamente el problema inicial.
En la práctica podemos darnos cuenta de un problema financiero cuando ya no respondemos las llamadas (para no hablar con los cobradores). En los negocios podemos reconocer los problemas cuando nuestro producto es desplazado por la competencia, cuando hay descontento en los clientes, o cuando nuestro servicio es criticado.
Pero tan importante como identificar el problema, es darnos cuenta del impacto en nuestras finanzas, en nuestra imagen, en la satisfacción al cliente, etc. Recuerde que conocer las causas del problema puede requerir de un grupo multidisciplinario, de modo que tengamos las mejores ideas para estudiar un escenario específico de negocios.
2do RECOLECTA INFORMACION
Es importante reconocer que es lo que está disponible en información organizada o en datos sueltos en el mercado. Por otro lado ayuda mucho usar las redes sociales para recibir las expectativas de los clientes y saber de su satisfacción. Tener más conocimiento del mercado ayuda a reducir el riesgo de tomar una decisión muy precaria.
Esta búsqueda debe tener como objetivo consolidar la identificación y el diagnóstico del problema. Pero se encontrara que muchas veces no hay la información completa. Entonces se tiene que buscar en el campo. Comencemos pensando qué es lo que quiere saber. Evalué el uso de estadísticas o de información cualitativa. Recuerde que ayuda mucho los contactos que tenga, pues le pueden dar acceso a fuentes de información de su interés. Siempre hay el riesgo de acumular demasiada información, decida los límites sobre lo que va a recolectar para no llenarse de datos que no usara.
3ro GENERA ALTERNATIVAS
Recordemos que la solución al problema puede obtenerse por varios caminos y no debemos conformarnos con tener sólo dos alternativas. Para esto ayuda que mantengamos los registros de los diferentes problemas del pasado; pues eso servirá como referencia en la búsqueda de soluciones al problema.
En situaciones de incertidumbre ayuda recurrir a expertos de diferentes disciplinas. No hay que olvidar el promover la colaboración entre distintos equipos de la empresa. Una vez identificadas las causas del problema, se definen las alternativas disponibles para su solución. Aprenda a explorar nuevas opciones, no se restringa a repetir el enfoque de siempre, exíjase a generar la mayor cantidad de alternativas disponibles.
4to EVALUA LAS ALTERNATIVAS
Esta etapa puede convertirse en la más técnica de todas, pues consiste en la determinación del valor para cada una de las alternativas generadas. Se debe de considerar distintos tipos de consecuencia. Aunque es evidente que no se puede predecir los resultados con toda precisión, ayuda mucho el proyectarnos en cada uno de los caminos posibles. Recuerde que para cada alternativa, si se puede generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de acción.
5to ELIGE UNA ALTERNATIVAS
En esta etapa, cuando se ha terminado de considerar las posibles consecuencias de cada alternativa, recién estamos en la condición de tomar la decisión. Los criterios más usuales que debemos de considerar son: ¿Satisface nuestros objetivos?, ¿Maximiza los beneficios? ¿Optimiza el uso de los recursos?
Dependiendo del tipo de decisión, hay casos en donde debemos hacer procesos con gran cantidad de data, para comparar los resultados con los indicadores pertinentes.
Conocidas las alternativas disponibles, se debe de jerarquizar por los criterios que acordemos previamente. Es importante reducir la burocracia en el proceso de toma de decisiones. Recuerde que muchos pueden rechazar una alternativa solo porque implica muchos cambio es la forma tradicional de hacer las cosas.
6to IMPLEMENTA LA DECISION
Recordemos que debemos llevar el proceso de toma de decisiones hasta el final. El proceso no finaliza cuando la decisión se toma; esta debe ser implementada. Bien puede ser que quienes participen en la decisión sean quienes la implementen, pero en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad a otras personas.
Es importante que las personas que lo implementan conozcan a profundidad el tema y que hayan participado en el proceso. Para una buena implementación hay que considerar los recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada paso en práctica. Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas. Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa. No olvide que la aplicación de la alternativa seleccionada requiere de una estrategia de comunicación interna, para que podamos involucrar a los colaboradores como parte de la solución. En las empresas es clave que las jefaturas asuman la decisión como propia y la apliquen con entusiasmo.
7mo EVALUA EL RESULTADO
Aunque es la última etapa, no por eso deja de ser importante. Debemos recabar la información de cómo se ha desenvuelto la decisión. Esto nos llevara a evaluar si quizá el proceso requiera más tiempo, más recursos, más esfuerzo. Pero quizá también puede señalarnos que la decisión fue equivocada, y que por lo tanto debemos volver iniciar el ciclo de toma de decisiones. Si esto último ocurriera, no olvidemos que a esta altura ya tendríamos más información y más las ideas más claras.
Quizá tengamos que abordar el problema desde un enfoque multidisciplinario de análisis, cuando una combinación de diferentes factores articulándose en un escenario específico de negocios, se manifiestan como un problema, de complejidad e impacto tales, que puede rebasar la capacidad de los especialistas de la empresa.
Finalmente en las organizaciones grandes, ser estricto en el proceso ayudara a lograr un diferenciador competitivo. Esto es un entorno de enfriamiento económico nos permitirá adaptarnos con más agilidad y a generar respuestas con mayor rapidez. En los negocios pequeños, servirá como base para el desarrollo seguro en un entorno muy competitivo.
